PROJEKT PORTFOLIO MANAGEMENT

TUN WIR DIE RICHTIGEN DINGE?

Projektorientiertes Arbeiten nimmt stetig zu und ist in Unternehmen für einen immer größeren Teil des wirtschaftlichen Erfolgs verantwortlich. Die Vielzahl der Projekte zu überwachen, zu steuern und sich überhaupt für die richtigen Projekte zu entscheiden, ist damit für den Unternehmenserfolg zu einer wichtigen Managementkompetenz geworden.

Vor dem Hintergrund knapper Ressourcen gewinnt vor allem das systematische Management des Projekt Portfolios zunehmend an Bedeutung. Denn das Projekt Portfolio Management beendet Projektwildwuchs und gibt der Geschäftsführung Entscheidungskriterien an die Hand, um nur die Projekte auszuwählen und voranzutreiben, die die Unternehmensstrategie stützen.

Es liefert damit eine entscheidende Grundlage, um die Unternehmensvisionen mit Überzeugung und Augenmaß umzusetzen.

KEY FACTS PROJEKT PORTFOLIO MANAGEMENT

Strategieverwirklichung

  • erhöhte Anpassungsgeschwindigkeit an Veränderungen dynamischer Märkte
  • Bessere Steuerung der Geschäftsentwicklung durch ausgewogene Anteile der MUSS-, Rendite- und Strategie-Projekte
  • der Nutzen der Projekte wird gemessen und gesteuert
  • aggregierte Risiken können besser betrachtet werden

Transparenz

  • Überblick über die unternehmensweite Projekt-landschaft
  • Vermeidung von Ressourcenverschwendung und Einsparung von Kosten durch Nutzung von Synergien in den Einzelprojekten
  • Verantwortlichkeit und Governance des Unternehmens ist weit höher
  • Engagement und die Kommunikation der relevanten Stakeholder steigt enorm

Alignment

  • übergreifende Zusammenarbeit in der Organisation wird stärker
  • Initiativen erfahren einen höheren Grad an persönlicher und finanzieller Unterstützung
  • engere Abstimmung mit allen Fachbereichen wird forciert
  • fundierte Entscheidungsgrundlage zur Priorisierung von Projekten mittels überzeugender Bewertung der Projekte

ANZEICHEN / NOTWENDIGKEIT FÜR  PROJEKT PORTFOLIO MANAGEMENT

  • teils einander durchkreuzende, parallel angestoßene Projekte ohne mehrwertschöpfende Faktoren in Ausrichtung zurUnternehmensstrategie
  • alle Projekte haben mangels Priorisierung ein gleich hoher Stellenwert bzw. werden laufend neu priorisiert bzw. kurzfristig unterbrochen
  • nach anfänglichem Projektaktionismus sinkt die Motivation, da die Zielrichtung unklar ist
  • Projekt-Stau sowie Rückstand im Tagesgeschäft durch Ziel- und Interessenkonflikte, geschuldet durch parallele Bearbeitung verschiedener Projekte
  • Meilensteine werden nicht nachgehalten und der Projektstatus wird nicht mehr kommuniziert
  • nicht bedachte externe Einflüsse erhöhen Ad-hoc Denken und machen jegliche Planungsanstrengung obsolet
  • Mitarbeiter konzentrieren sich wieder Zunehmens auf das Tagesgeschäft, die Projekte verlaufen im Sand

Die kontinuierliche Bündelung von Ressourcen auf Projekte mit hohem erwarteten Nutzen ist das Ziel. Nutzen kann finanziell als auch strategisch sein bzw. aus gesetzlichen oder technologischen Erfordernissen resultieren.

Projekt Portfolio Management beginnt mit der Sammlung und Auswahl geeigneter Projekte. Dieser Prozess erfolgt sowohl Bottom-Up für die überwiegend operativen Belange sowie Top-Down für die strategischen Weichenstellungen des Unternehmens.

Anschließend werden sowohl technische als auch gesetzliche MUSS-Projekte sowie Projekte, die auf Rendite oder Strategie abzielen, gebündelt und mit ihren wechselseitigen Abhängigkeiten dargestellt. Ergänzt um laufende Projekte mit den bereits gebundenen Ressourcen. Auf dieser Basis wird ein effektives, abgestimmtes Projekt Portfolio zusammengestellt und geplant, welches das gesamte Entwicklungsspektrum des Unternehmens berücksichtigt.

Auf Basis dieser Kenntnisse wird verbindlich entschieden, welche Vorhaben durchgeführt werden und welche Projekte im Fall eines Ziel- bzw. Kapazitätskonflikts Vorfahrt erhalten.

Ergänzt wird das Projektportfoliomanagement durch einen stetigen Managementprozess. Mit Hilfe einer rollierenden Planung werden die erwartete Qualität, Ressourcen und Zeit festgehalten. Ein stringentes Projektcontrolling verfolgt Abweichungen vom Plan und steuert eventuell notwendig werdende Anpassungen auf den dafür geeigneten Hierarchieebenen. Die in der Planung definierten Eckpunkte eines jeden Projekts werden von geeigneten Gremien nachgehalten.